Wie sieht ein realistischer DPP-Fahrplan im eigenen Unternehmen aus? Ohne Big Bang

DPP-Projekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass zu früh Systeme ausgewählt und zu spät Verantwortlichkeiten geklärt werden. Ein tragfähiger Fahrplan dreht diese Reihenfolge um.

Der Digitale Produktpass lässt sich nicht mit einem einzelnen IT-Projekt oder dem Anbringen eines QR-Codes umsetzen. Er betrifft Produktinformationen, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Lieferketten und bestehende IT-Systeme.

Ein realistischer Fahrplan beginnt deshalb nicht mit der Auswahl einer technischen Plattform. Zunächst muss ein Unternehmen verstehen, welche Produkte DPP-pflichtig sein können, welche Informationen dafür benötigt werden und wie gut die eigene Organisation bereits darauf vorbereitet ist.

Viele Grundlagen können bereits heute geschaffen werden, auch wenn noch nicht alle produktspezifischen Anforderungen feststehen.

Warum die Umsetzung Zeit benötigt

Die für einen Digitalen Produktpass benötigten Informationen sind in vielen Unternehmen grundsätzlich vorhanden. Sie liegen jedoch häufig:

• in verschiedenen Fachbereichen,
• verteilt über mehrere IT-Systeme und Dokumente,
• in unterschiedlichen Formaten und Strukturen oder
• bei Lieferanten oder anderen Akteuren der Wertschöpfungskette.

Hinzu kommt, dass gleiche oder ähnliche Informationen im Unternehmen häufig unterschiedlich bezeichnet werden. Außerdem ist nicht immer eindeutig geregelt, wer für die Qualität, Freigabe und Pflege der Informationen verantwortlich ist.

Der eigentliche Aufwand beginnt daher oft lange vor der technischen Bereitstellung des DPP: Produktinformationen müssen zunächst gefunden, bewertet, zusammengeführt und langfristig pflegbar gemacht werden.

Ein realistischer DPP-Fahrplan berücksichtigt diese Vorarbeiten und gliedert die Umsetzung in aufeinander aufbauende Schritte.

01 – DPP-Pflicht und Rahmenbedingungen klären

Am Anfang steht die Frage, welche Bedeutung der Digitale Produktpass für das eigene Unternehmen hat.

Dazu gehört insbesondere:

• relevante Produktgruppen identifizieren,
• geltende und geplante Rechtsvorschriften beobachten,
• mögliche Einführungstermine und Übergangsfristen einordnen,
• die eigene Rolle sowie die Rollen von Lieferanten, Importeuren, Bevollmächtigten und weiteren Akteuren der Wertschöpfungskette klären.
  Dabei ist insbesondere zu prüfen, welche Produktinformationen von Lieferanten benötigt werden, wie deren Qualität abgesichert wird und wer bei Produkten oder Komponenten aus Nicht-EU-Ländern die Verantwortung für die Bereitstellung und Prüfung dieser Informationen übernimmt.

Für Unternehmen mit unterschiedlichen Produktportfolios kann die Antwort je Produktgruppe anders ausfallen. Deshalb sollte die regulatorische Beobachtung nicht nur einmalig erfolgen, sondern als fortlaufende Aufgabe etabliert werden.

02 – DPP-Readiness bewerten

Im nächsten Schritt wird untersucht, wie gut das Unternehmen organisatorisch und informationstechnisch vorbereitet ist.

Zentrale Fragen sind:

• Welche Produktinformationen liegen bereits vor?
• In welchen Systemen, Dokumenten und Fachbereichen befinden sie sich?
• Welche Informationen stammen von Lieferanten?
• Sind Begriffe, Einheiten und Datenstrukturen einheitlich?
• Wie wird die Qualität der Informationen geprüft?
• Wer ist für Erstellung, Freigabe, Aktualisierung und Bereitstellung verantwortlich?
• Verfügt das Unternehmen über die erforderlichen Kompetenzen?

Das Ergebnis sollte keine allgemeine Einschätzung sein, sondern eine strukturierte Übersicht über vorhandene Datenquellen, beteiligte Fachbereiche, Verantwortlichkeiten und erkennbare Informations- und Kompetenzlücken. Fehlende Kompetenzen sollten frühzeitig erkannt und bei Bedarf durch externe Unterstützung ergänzt werden.
Dabei sollten Unternehmen auch die Unterstützungsangebote der Europäischen Kommission und der Mitgliedstaaten im Blick behalten.

03 – Anforderungen konkretisieren

Sobald die für die Produktgruppe maßgebliche Verordnung und – soweit erforderlich – der zugehörige delegierte Rechtsakt vorliegen, können die bislang allgemeinen Vorbereitungen mit den verbindlichen Anforderungen abgeglichen werden. Jetzt ist unter anderem zu klären:

• Welche Produkte fallen genau in den Anwendungsbereich?
• Ab wann müssen die Anforderungen erfüllt werden?
• Auf welcher Ebene wird der DPP benötigt: Modell, Charge oder Einzelprodukt?
• Welche Pflichtinformationen sind bereitzustellen?
• Welche Identifikatoren und Datenformate gelten?
• Welche Informationen sind öffentlich zugänglich?
• Welche Informationen dürfen nur bestimmte Nutzergruppen abrufen?
• Welche Dokumente und Nachweise müssen enthalten oder referenziert werden?
• Welche Informationen müssen aktualisiert werden und wodurch wird eine Aktualisierung ausgelöst?

Aus diesen Anforderungen entsteht ein unternehmensspezifischer Soll-Zustand für den DPP.

04 – Informations- und Prozesslücken schließen

Anschließend wird geprüft, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und wo noch Lücken bestehen. Dabei zeigt sich beispielsweise,

• welche Informationen bereits in ausreichender Qualität vorliegen,
• welche Daten strukturiert oder harmonisiert werden müssen,
• welche Informationen neu erhoben werden müssen,
• welche Daten von Lieferanten benötigt werden,
• welche Definitionen und Terminologien vereinheitlicht werden müssen und
• welche Prozesse bislang fehlen.

Informationslücken betreffen nicht nur fehlende Angaben. Für eine verlässliche DPP-Umsetzung muss außerdem geklärt sein, aus welcher Quelle eine Information stammt, wer für ihre Qualität verantwortlich ist und wie Freigabe und Aktualisierung erfolgen.

05 – Prozesse und Verantwortlichkeiten aufbauen

Der Digitale Produktpass muss dauerhaft verlässliche und aktuelle Informationen bereitstellen. Deshalb benötigt er geregelte redaktionelle und organisatorische Prozesse. Festgelegt werden sollte insbesondere:

• wer Informationen erstellt oder übernimmt,
• wer ihre fachliche Richtigkeit prüft,
• wer sie freigibt,
• wer Änderungen überwacht,
• welche Ereignisse eine Aktualisierung auslösen,
• wie Lieferanteninformationen geprüft werden,
• wie Korrekturen und neue Versionen dokumentiert werden und
• wer für den laufenden Betrieb verantwortlich ist.

Die inhaltliche Verantwortung für den Digitalen Produktpass liegt beim verantwortlichen Wirtschaftsakteur. Die technische Speicherung, Verarbeitung und Bereitstellung der DPP-Daten kann dagegen ganz oder teilweise durch einen externen DPP-Service-Provider (Digitalproduktpass-Dienstleister) erfolgen.

Unabhängig vom gewählten Betriebsmodell muss im Unternehmen geklärt sein, welche Fachbereiche die erforderlichen Informationen bereitstellen, prüfen, freigeben und aktualisieren.

06 – Technische Bereitstellung umsetzen

Erst auf Grundlage der geklärten Informationen und Prozesse lässt sich die technische Lösung sinnvoll auswählen und anbinden.

Zur technischen Umsetzung gehören beispielsweise:

• relevante Quellsysteme anbinden,
• Informationen in die erforderlichen Strukturen überführen,
• Produktidentifikatoren zuordnen,
• Zugriffsrechte abbilden,
• Datenträger mit dem DPP verknüpfen,
• den DPP bereitstellen und im DPP-Register der EU registrieren,
• Verfügbarkeit, Sicherheit und Interoperabilität prüfen.

Die konkreten Pflichten von und Anforderungen an DPP-Service-Provider sollen in einem eigenen delegierten Rechtsakt festgelegt werden. Nach dem derzeitigen Fahrplan ist dessen Erlass für das erste Quartal 2027 vorgesehen.

07 – Pilotieren und skalieren

Die technische und organisatorische Umsetzung sollte möglichst vor dem verbindlichen Bereitstellungstermin des DPP in einem Pilotprojekt erprobt werden.

Ein Pilotprojekt ermöglicht es, die Anforderungen mit realen Produktinformationen, bestehenden Systemen und beteiligten Fachbereichen zu testen, bevor der DPP verpflichtend bereitgestellt werden muss. So können Datenlücken, unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Lieferanteninformationen und technische Medienbrüche frühzeitig erkannt und behoben werden.

Sinnvoll ist ein Pilotprojekt mit einer klar abgegrenzten Produktgruppe, einer überschaubaren Anzahl von Produktvarianten, repräsentativen Datenquellen und – soweit relevant – ausgewählten Lieferanten.

Das Pilotprojekt zeigt, welche Prozesse im Alltag funktionieren und wo nachgesteuert werden muss. Die im Pilotprojektgewonnenen Erkenntnisse können anschließend genutzt werden, um unternehmensinterne Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen für weitere Produkte zu standardisieren.

08 – DPP dauerhaft betreiben

Mit der ersten Veröffentlichung des DPP ist die Umsetzung nicht abgeschlossen. Je nach Produktgruppe müssen Informationen über den Produktlebenszyklus hinweg gepflegt, ergänzt oder aktualisiert werden. Außerdem können sich technische Standards, Rechtsvorschriften oder produktspezifische Anforderungen weiterentwickeln.

Für den dauerhaften Betrieb benötigt das Unternehmen deshalb:

• definierte Aktualisierungsprozesse,
• Qualitätskontrollen,
• geregelte Versionierung,
• ein Änderungsmanagement,
• die Überwachung regulatorischer Entwicklungen,
• klare Zuständigkeiten für Störungen und Korrekturen,
• eine langfristige Sicherung der Verfügbarkeit sowie
• eine aktuelle Sicherungskopie des DPP über einen DPP-Service-Provider.

Die Sicherungskopie soll gewährleisten, dass die Informationen auch bei Insolvenz, Liquidation oder Aufgabe der Tätigkeit des verantwortlichen Wirtschaftsakteurs zugänglich bleiben.

 Wie lange ein DPP verfügbar bleiben muss und wann aufgrund von Produktänderungen ein neuer DPP erforderlich wird, richtet sich nach den jeweils geltenden produktspezifischen Anforderungen.

 Der DPP wird damit zu einem dauerhaften Informationsprozess – nicht zu einer einmaligen Publikation.

Wo sollten Unternehmen beginnen?

Unternehmen müssen nicht warten, bis jedes Datenfeld und jedes technische Detail verbindlich feststeht.

Ein sinnvoller Einstieg besteht darin,

1. eine relevante Produktgruppe auszuwählen,
2. vorhandene Produktinformationen und Datenquellen zu erfassen,
3. beteiligte Fachbereiche und Lieferanten zu identifizieren,
4. Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse zu dokumentieren und
5. die größten Lücken bei Datenqualität, Struktur und Pflege zu priorisieren.

So entsteht schrittweise eine belastbare Grundlage, die später anhand der konkreten rechtlichen Anforderungen vervollständigt werden kann.

Unsere Empfehlung

Beginnen Sie nicht mit der Frage, welche DPP-Software Sie benötigen. Beginnen Sie mit Ihren Produkten, Informationen und Prozessen.

Eine technische Lösung kann Daten speichern, verknüpfen und bereitstellen. Sie kann jedoch nicht automatisch sicherstellen, dass Ihre Informationsgrundlage vollständig, korrekt und in der vorgegebenen Struktur verfügbar ist. Ebenso wenig kann eine Software allein klären, welche Informationen verlässlich sind, wer für sie verantwortlich ist und wie sie über den Produktlebenszyklus aktuell gehalten werden.

Entscheidend ist deshalb nicht allein die Auswahl einer technischen Lösung, sondern die Vorbereitung der zugrunde liegenden Informationen und Prozesse. Erst wenn Datenquellen, Strukturen, Verantwortlichkeiten und Pflegeprozesse geklärt sind, kann daraus ein dauerhaft nutzbarer Digitaler Produktpass entstehen.

Merke

Ein realistischer DPP-Fahrplan führt von der Prüfung der DPP-Pflicht über die Analyse der vorhandenen Informationen bis zur technischen Bereitstellung und zum dauerhaften Betrieb.

Der größte Vorbereitungsbedarf liegt häufig nicht beim QR-Code oder bei der späteren Plattform, sondern in der Strukturierung, Qualitätssicherung und Pflege der zugrunde liegenden Produktinformationen.

Quellenhinweise

• Verordnung (EU) 2024/1781 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesign-Anforderungen für nachhaltige Produkte (ESPR)
• Europäische Kommission: Digital Product Passport: Frequently Asked Questions (FAQ), Version 1.0, Februar 2026
• Europäische Kommission: Ecodesign for Sustainable Products and Energy Labelling Working Plan 2025–2030, 16. April 2025
• CEN-CENELEC: How to become compliant with EU Digital Product Passport legislations: Guidance on the recent published European standards, CEN-CENELEC-Webinar, 25. Juni 2026
• Europäische Kommission (DG GROW): The EU Digital Product Passport for Batteries – Webinar 2 – Latest Updates, Key Requirements and Industry Perspectives, 7. Juli 2026