Datenschutz

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH. Die vollständigen Kontaktdaten finden Sie im Impressum dieser Website.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen bzw. beauftragten Servern betrieben. Bei jedem Aufruf erfasst der Webserver automatisch Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, verwendeter Browser), um den Betrieb technisch sicherzustellen und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).

3. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten werden lokal über unsere Website bereitgestellt. Für ihre Darstellung ist keine Verbindung zu externen Schriftartenanbietern, insbesondere zu Google, erforderlich. Beim Laden der Schriftarten werden daher keine personenbezogenen Daten an Google übertragen.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular

Sie können uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren. Bei einem E-Mail-Link wird Ihr E-Mail-Programm geöffnet; die Nachricht wird erst beim Versand übermittelt. Beim Kontaktformular verarbeitet unsere Webanwendung die eingegebenen Daten und leitet sie über einen E-Mail-Dienst von IONOS an das zuständige Postfach weiter. Verarbeitet werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachrichteninhalt sowie freiwillige Angaben zu Unternehmen und Telefonnummer. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Beantwortung von Anfragen. Zum Schutz des Formulars vor Spam und Missbrauch werden außerdem IP-bezogene Zugriffsbeschränkungen und technische Formulartoken eingesetzt, ohne externen CAPTCHA-Dienst.

5. Nutzung des DPP-Chatbots (DePePino)

Wenn Sie den Chat auf dieser Website oder direkt auf chat.dpp.dev.dictajet.de nutzen, verarbeiten wir folgende Daten:

Zwischengespeicherte Konversation: Die Website hält den Chatverlauf im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage). Er bleibt beim Neuladen und beim Schließen des Chatfensters innerhalb der Website erhalten. Ein reguläres Schließen des Tabs beendet diese Sitzung; eine Sitzungswiederherstellung durch den Browser kann den Verlauf erneut verfügbar machen. Mit „Neu“ wird der lokale Verlauf zurückgesetzt. Bei Folgefragen wird der benötigte jüngste Gesprächskontext erneut an unseren Server und den KI-Dienst übermittelt.
Serverseitige Speicherung: Der eingebettete Website-Chat legt keine dauerhaften Chatverläufe, Konversationskennungen oder nachrichtenbezogenen Diagnoseeinträge in unserer Chatdatenbank an. In der gesonderten Chatbot-Anwendung kann für interne Tests „Chatverlauf auf dem Server speichern“ aktiviert oder deaktiviert werden; dort ist die Option standardmäßig eingeschaltet. Bei aktivierter Option werden Nachrichten, Antworten und technische Auswertungen gespeichert. Bestehende Server-Verläufe aus der Zeit vor der Umstellung und interne Testverläufe werden durch Tab-Schließen oder „Neuer Chat“ nicht gelöscht. Für diese Bestände ist derzeit keine automatische Löschung eingerichtet; eine Löschung erfolgt durch berechtigtes Personal. Aufbewahrungen beim KI-Anbieter sind davon zu unterscheiden.
Weiterleitung an KI-Anbieter: Zur Erzeugung der Antworten werden Eingaben und benötigter Gesprächskontext des Website-Chats über unsere serverseitige Anwendung und einen selbst betriebenen Vermittlungsdienst an Microsoft Azure übermittelt. Die Suche in hinterlegten Wissensdokumenten kann ebenfalls Azure-Dienste einbeziehen. Die Abschaltung unserer eigenen Verlaufsdatenbank bedeutet nicht, dass beim KI-Dienst keine Verarbeitung oder Aufbewahrung stattfindet. Für gesonderte interne Testprofile können andere konfigurierte KI-Dienste verwendet werden.
Zugriff: Berechtigte dictaJet-Mitarbeitende mit Administrationszugang können noch vorhandene Altbestände und mit aktivierter Speicheroption angelegte Testverläufe zur Fehleranalyse und Qualitätssicherung einsehen. Der nicht dauerhaft speichernde Website-Modus legt hierfür keine neuen Verläufe an.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, qualitätsgesicherten Assistenzdienst) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Nutzung im Rahmen einer Vertragsanbahnung erfolgt.

Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder Informationen Dritter preis, die über die Anfrage selbst hinausgehen.

Hinweis für die Redaktion: Für die Übermittlung an die genannten KI-Anbieter sollten passende Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO) und – bei Übermittlung in die USA – geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) vorliegen bzw. dokumentiert werden.

6. Anmeldung im Administrationsbereich

Für Mitarbeitende, die sich im Administrationsbereich des Chatbots oder des CMS anmelden, setzen wir technisch notwendige Session-Cookies (z. B. zur Anmeldeverwaltung über unseren Identity-Provider). Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich und fallen unter die Ausnahme für technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

7. Keine Analyse-/Tracking-Tools

Diese Website setzt aktuell keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies (z. B. Google Analytics) ein. Ein Cookie-Consent-Banner ist daher derzeit nicht erforderlich; sollte sich das ändern, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

8. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten an uns wenden. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

9. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.